Bienvenidos a esta era de los equipos

Actualmente, estamos presenciando una transformación en la forma en que operan los equipos de trabajo. Se acabaron los días en que las reuniones de equipo estaban confinadas a una sala de conferencias y duraban una hora. Lo que antes se limitaba a salas de juntas y espacios prestigiosos, ahora ocurre sin problemas a través de conexiones Wi-Fi, trascendiendo fronteras y zonas horarios.
Hoy en día, es común ver a compañeros de trabajo de todo el mundo reunirse, independientemente de sus ubicaciones en doce husos horarios, participando activamente a través de diversos dispositivos como laptops, computadoras de escritorio o teléfonos. Las tradicionales salas de reuniones de oficina han sido reemplazadas por redes Wi-Fi interconectadas.

En el ámbito del desarrollo de software, un tipo de reunión ha causado un impacto significativo, conocido como reuniones de pie “stand-up” o reuniones “scrum”. Inicialmente limitada al ámbito de la tecnología, esta práctica que mejora la productividad ha comenzado a abrirse camino en otras industrias mostrando resultados prometedores.

"El Scrum Master, la persona encargada de dirigir el proceso, hace tres preguntas a cada miembro del equipo: 1. ¿Qué hiciste ayer para ayudar al equipo a terminar el Sprint? 2. ¿Qué harás hoy para ayudar al equipo a terminar el Sprint? 3. ¿Qué obstáculos se interponen en el camino del equipo? Eso es todo. Esa es toda la reunión." ― Jeff Sutherland⁽¹⁾

Permítannos compartir algunos ejemplos de nuestra experiencia en coaching de equipos que ilustran perfectamente el impacto de estas reuniones.

El ambiente enérgico del centro de llamadas

En el entorno acelerado de un centro de llamadas, la comunicación y sincronización constantes entre los miembros del equipo son esenciales. Con profesionales jóvenes y trabajadores que dirigen la operación, encontrar un formato de reunión que se adaptara a sus apretadas agendas fue un desafío. Ahí es donde entraron en juego las reuniones de pie.

Cada mañana, supervisores y operadores telefónicos se reunirían para una reunión scrum. En lugar de discusiones largas y formales, la agenda se mantenía sencilla y enfocada. Cada miembro del equipo respondería brevemente tres preguntas en pocas palabras, sin exceder un minuto:

• ¿Qué tareas he completado desde la reunión de ayer?
• ¿Qué tareas tengo previsto realizar hoy?
• ¿Hay algún obstáculo que dificulte los objetivos de hoy?

Cualquier tema que requiriera más de un minuto se discutiría por separado.
Esta breve interacción diaria aseguró que todos estuvieran informados sobre las tareas y desafíos de sus colegas. El impacto en la coordinación, habilidades de resolución de problemas y rendimiento general del equipo fue notable.

Actualizaciones Semanales en la Firma de Contabilidad

Aunque opera de manera diferente, la firma contable experimentó ventajas al implementar reuniones de pie. La compañía optó por una frecuencia semanal para alinearse con el ritmo y velocidad de sus operaciones. Estas reuniones abordarían tres preguntas:

• ¿Qué progreso hiciste la semana pasada?
• ¿Cuáles son tus planes para esta semana?
• ¿Hay algún obstáculo en tu camino?

Durante estas reuniones, el equipo de gestión y cada jefe de departamento se reunirían. Compartirían los logros de su equipo de la semana anterior, delinearían sus objetivos para la semana actual y discutirían los posibles desafíos que prevén. La simplicidad y naturaleza enfocada de estas reuniones de no más de quince minutos proporcionaron un canal de comunicación eficiente para todo el equipo de dirección.

Beneficios Que Se Extienden Más Allá del Trabajo

Las reuniones “stand-up”  han demostrado ser particularmente ventajosas en el ambiente laboral actual, donde una parte significativa del trabajo se realiza de forma remota desde casa y las personas solo tienen la oportunidad de reunirse en la oficina una o dos veces a la semana. Estas reuniones tienen un propósito. No están enfocadas únicamente en los negocios, sino que también ayudan a mantener esa crucial conexión humana que a menudo se pierde en un entorno de trabajo remoto.

Tanto el centro de llamadas como la firma contable han adoptado con entusiasmo estas reuniones de pie. Han creado un ambiente de apertura y colaboración, mejorado la productividad y cerrado la brecha entre el trabajo remoto y el presencial.

A veces, la simplicidad realmente es más efectiva.

A medida que las organizaciones evolucionan y los patrones de trabajo cambian, la colaboración en equipo debe adaptarse en consecuencia. Adoptar reuniones de pie en industrias no tecnológicas ha demostrado su relevancia y beneficios. Estas reuniones pueden mejorar significativamente la comunicación, colaboración y productividad del equipo, ya sea diaria o semanalmente. Podría valer la pena considerar este eficiente modo de comunicación para tu equipo.

Nota

^{(1 )} Jeff Sutherland, Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time

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